COSCUP 2016 個人檢討:議程編制

這場大概是 COSCUP 史上最搞剛的議程,感謝講者與四方大德鼎力支援。(照片來源:COSCUP Flickr,CC:BY-SA

想記錄一些今年 COSCUP 跟我相關的變動與效果。由於篇幅,文章會分拆成兩三個部分:


其實在這樣的志工團體裡,做組員才是真能讓事情往自己想去的方向走,總召乃至於組長經常都是盡力說服而已,這點跟開源程式的運作很像,做事的最大,我也偏愛這樣的想法。缺點是比較枝節一點,但那美好的仗我曾打過,不斷轉換與嘗試很好。

這回在行政組裡處理議程庶務,以下大多也是這方面的事。

議程延後開始、休息時間延長為 15 分鐘

從前年開始就有「其實沒必要叫大家那麼早到」的想法,主因之一是場地必然八點才開門,很多工作得在那之後做;二則考慮工作人員辛勞與移動問題。今年的議程在斟酌下,較以往晚 15–40 分鐘開始(顧慮早餐及中餐的間隔時間,有點難再晚),在摩茲工寮分享這點時獲得不錯的正面回饋,明年希望也維持。

另一項重要變動是議程統一為 45 分鐘一節,搭配休息時間 15 分鐘。COSCUP 的主要目的還是在交流,會議廳外的各種攤位活動、現場投稿及認親聊天也很重要,這都需要足夠的「下課」時間。將休息時間拉長也希望能增加會眾移動前往另一個場地的意願,這招有沒有用就要回頭看看問卷、錄影等數據才能評估了。

前兩項的副作用是議程數略為減少,同樣降低了投稿錄取率。但連同 Unconf 及 Workshop 最多總共九軌的數量大致上也夠了,總議程數 69 場(不含閃電秀 18 場)且重複的講者非常少,廣度應該還行。

另一個問題是考慮閉幕時間(今年也盡量控制得比較早)、中餐及點心間隔、會場移動距離後,點心時間比較難排。或許日後真可以考慮一下每軌時間不需要同步開始、同步結束的方式。

檢討:還需要看一下問卷結果來確認,但目前看起來效果不錯;議程減少的影響要觀察一下。

預先投稿(Unconf / Lightning Talk)

Unconf 去年的徵稿狀況不太好,問卷回饋裡有包括「只能在活動中心投稿、投票,沒空走過去」這種意見,所以除了休息時間拉長到 15 分鐘(所以足夠移動)之外,這次也增加了「預先投稿」及「兩地同步」的想法,並且同步拓展到閃電秀。

Unconf 的預先投稿細節其實沒什麼好說,就是在網路上先投了我們就會幫你印出來貼到牆上;而閃電秀的預先投稿就有點擔心大家投好玩的,於是為了防止報了不講的狀況、要求預先報名者先提供稿件才算數。

事先投稿另一個目的是增加議程消息與訪客的接觸點,從數據上看來應該算是有效。

Unconf 預先投稿的人並不多(4 人),而最後的總投稿數狀況其實還是不太理想(比去年好,但不到讓我滿意的程度),看看還可以多做些什麼;閃電秀則是一開放就報滿了,最後有兩個人放棄,但第一次實驗成果如此算不錯了。

結論:預先投稿可以繼續做,方法也可大致沿用,不過可能要多想一下怎麼促使大家投 unconf。

兩地同步投稿投票(Unconf / Lightning Talk)

我個人一直不喜歡在雙場館的情況下將各種東西都偏重於一側。從回到中研院且明定為雙場館起,至今三年都不斷在這個議題上與其他成員多有辯論與努力。誠然人文館看起來比較漂亮、腹地比較大、或許大家也比較愛在那裡,但在維持目前人數規模的情況下,不在這種雙場館情形做點嘗試的話,資源永遠不會變多。

做總召或組長的時候為了志工作業方便我通常只會碎念、不太堅持;今年事情落在自己身上,那可不能對自己輕易妥協。

也是感謝極地狐願意配合這個想法,在 Unconf 部分我們總之想了套實踐同步投稿的方法:只要一邊有新的稿件,顧場的工作人員就拍照傳給另一邊的工作人員,然後手寫協助投稿;投票簡單點,兩邊最後加總即可;閃電秀要做這事簡單太多:不需要公佈給大家投票,所以「同步」其實只是把 A 地的稿件送到 B 地而已。

手寫還是累人點,看明年有沒有機會生出印表機或什麼,又或者把今年本來有點念頭的「一律線上處理」再發展下去。

Unconf 同步投稿沒有發揮效用(沒有從活動中心來的投稿),但同步投票倒是有人買單,可以考慮再試試;閃電秀部分效果就不錯了,最後在兩個場館都有收到一些投稿。

結論:Unconf 的部分要考慮備印表機或者換其他方法,閃電秀沒問題可繼續沿用。

閃電秀改 3 分鐘、抽選

閃電秀投稿中 (照片來源:COSCUP Flickr,CC:BY-SA

一直想改變大家為了搶閃電秀 Slot 而放棄議程的狀況,這次從一開始就決定採用抽籤方式來決定稿件。抽籤制確實一次解決了大家排隊的問題,還需要處理的可能就是刻意重複投稿(以增加中籤率)。

每個講題的長度原本在去年想要改成 3 分鐘但未果,今年就實踐了;這得利於去年經驗,讓我更明白其實哪些部分能做的比想像中多。看起來 3 分鐘大家還是過得挺愜意,那麼我想應該會維持。閃電秀(以及幾乎任何演講 — 不是課程)主要目的應該是挑起興趣而不是給予完整論述,所以不必太擔心「3 分鐘是否能說完整」,況且其實這次很多人都做得不錯。

簡言之,今年閃電秀是累積了往年許多點子、一次實踐的例子。另外謝謝雁子跟 Muka 大力支援「火盃的考驗」式的投稿道具,應該是有為大家帶來些歡樂;我個人也第一次主持 COSCUP 閃電秀,急智應該勉強過關、口條還需要加強一下。

結論:效果顯著,完全可以繼續沿用本屆制度

BoF 分配制度變更

BoF 去年分配食物跟場地的方式都十分亂,在今年是個人重點改進項目之一。原先打算就不提供會前登記,全面現場登記更有氣氛,但最後沒時間想細節,就原則上照往例、僅針對去年的問題稍微修改。

首先在登記時就強力要求聯絡人分攤責任。文件要求提供聯絡人手機以便不時之需,一方面是打算萬一有什麼緊急事件可以聯繫,二方面這個額外的動作也是加強聯絡人自身「我是聯絡人」的意識,大致奏效。為了製造同儕壓力有無收到聯絡人資訊是直接在登記文件上表述,讓沒有寫信來提供聯絡資訊的人有機會被其他人提醒一下。

接者是場地協調會。這其實過往有做過幾次,但今年是在文件裡就表明在何時開,並且強調不來的就不擔保場地與食物。協調會主要是讓大家想合併或想在隔壁、想佔領特殊位置的社群有機會到場協調,最後看起來場地也確實是有效分配、人員分佈如預期地滿。有幾個沒來開的社群我也真的就放生了,讓大家自己去找適合的空位。希望大家善待幫忙辦研討會的志工,多少出點力讓大會容易進行,畢竟包括參加者在內大家都是成功的要素。

食物也預先分配。大致分配方法是「報名人數約略扣除分身跟路過者,除三得 pizza 數、除四得飲料數」,紙杯則主觀分配並希望左右鄰居自行通力分享。在協調會後,分配數量即刻登記到文件上,到時拿食物就按表操課;要追加者,則在最後有剩餘的情況下開放追加(沒參與協調會的就最後拿)。這次的秩序跟效率都比去年有長足進步。

另外為增加 BoF 參與者,大會第一天最後新增 BoF announcement 時間,並且在場地協調會後就把各自分配的地點貼上網,幫助大家找到想去的社群。最後依據食物判斷、大約有五百人參與了 BoF,應該是比去年更多一些(四樓塞滿了,三樓大概就是 SITCON 跟工作人員),但或許可以在中午時分多讓主持人協助推廣一下。

上述方式明年應該可以延續。另外依據這次經驗,只要早點跟大家公佈有 BoF 時間即可,到最後一週再開放報名的參與度依然足夠。

五年過去,我仍無法將「其實第一天晚上的時間之外,在 COSCUP 任何時候都可以約同好 BoF 一下」的念頭植入大家腦中。這是交誼廳的初衷之一,我自己也在過去故意約過幾次中午或下午的,仍未奏效。再看看還可以做什麼。

結論:效果顯著,來年可沿用今年制度。BoF 可以中午再多推一下。